Käännöspalvelut

© Kites ry

Käännöspalvelun ostaminen

Yhteistä kaikille käännöksille on, että niiden tulee ilmaista haluttu viesti vastaanottajan kielellä ja kulttuurissa täsmällisesti oikein, ymmärrettävässä muodossa ja yritysbrändin mukaisena. Näiden vaatimusten välittäminen käännöspalvelun tuottajalle (= hyvä brief) sekä käännöksen laadun valvonta ovat palvelun ostajan tärkeimmät tehtävät.

Palvelutarpeen määritys – käännöstoimeksiannon tavoite

Kääntäminen ei ole "konetyötä". Kääntäjän on tiedettävä tekstin tarkoitus, kohde ja mahdolliset reunaehdot. Seuraavassa käännöspalvelun tuottajan ostajalta tarvitsemat tiedot:

Sisältömäärittely

• Tarvittavat kieliparit
• Viestin kohderyhmä, tekstin tarkoitus, sisällöllinen laatu, vaikuttavuustavoite
• Lähdetekstin formaatti, kielellinen laatutaso ja halutut laadunparannustoimet
• Kohdetekstin formaatti, kielelliset ja sisällölliset laatuvaatimukset
• Kääntäjälle toimitettava terminologia, vertailusisällöt, käännösmuistit, fraasit
• Organisaation brändinhallinnan vaatimukset
• Lähdetekstiesimerkki
• Volyymitiedot ja aikataulutavoite
• Toteutustapamäärittely
• Ostajan ja palveluntuottajan vuorovaikutustavat, tietoliikenne, turvallisuus
• Vastuu- ja kontaktihenkilöt
• Aikataulu- ja volyymivalvonta
• Tarkistusten toteutustapa
• Ehdotus veloitusperusteiksi, hallintatoimet, kuittaukset, hyväksyntä
• Tekniset palvelut ja muut lisäpalvelut
• Tiedostojen esi- ja jälkikäsittely
• Copywriting ja copy-editing
• Content review
• DTP ja graafinen ulkoasu
• Palveluntoimittajan osaaminen
• Vaatimukset kääntäjälle
• Referenssit, sertifikaatit ja kääntäjien/tarkistajien CV´t
• Käytettävät menetelmät ja työkalut
• Sitoumus palveluntuottajan vastuista.

Tilanteesta ja toimittajasuhteesta riippuen voidaan määrittelyistä ja vaatimuksista tinkiä, mutta ostajan edun mukaista on pyrkiä mahdollisimman täsmälliseen kuvaukseen.

Tarjonnan selvitys

Käännöspalveluiden toimittaja voidaan kartoittaa esimerkiksi seuraavilla valintakriteereillä:

• Kieliparit (lähde-/kohdekielivaihtoehdot) Lisäpalvelut (teknologia, osaaminen)
• Toimialatuntemus (liiketoiminta, teknologiat)
• Käytössä olevat kielityökalut (tarkistimet, käännösmuistit)
• Käytössä olevat monikielisisällöt (termistöt, sanastot, referenssikäännökset)
• Ostaja/Palvelutarjoaja vuorovaikutus (verkkopalvelu)
• Palvelutarjoajan maantieteellinen sijainti (kääntäjät, hallinto)
• Palvelutarjoajan yleiskuvaus (vapaamuotoinen).
• Palveluntarjoajan valinta ja toimeksianto

Oleellista on, että määrittelyt on tehty, ymmärretty ja osapuolilla siitä yhdenmukaiset dokumentit. Julkishallinnossa sovelletaan toimintatapakuvausta julkisia hankintoja koskevan lainsäädännön mukaisesti.

Palveluprosessin ja palvelulaadun hallinta

Ostaja lähettää käännettävän tekstin ja mahdolliset lisätiedot (termistöt, käännösmuistit etc) palvelun tuottajalle. Sisällöstä riippuen huomioi myös tietoturva.

Lähdetekstin esikäsittely
Palvelutuottaja toteuttaa tilauksen ja materiaalin pohjalta lähdetekstin esikäsittelyn.

Volyymi- ja toteutusmäärittely

• Tarvittava formaattimuunnos
• Tekstin (kuvien, taulukoiden) laaduntarkistus ja (sovittaessa) parannus
• Tekstin kielellinen ja sisällöllinen laaduntarkistus
• Tekstin sisällöllinen parannus (sovittaessa)

Palveluntuottaja toimittaa ostajalle täydennyspyynnöt ja hyväksyttää mahdolliset lisäkustannukset ja aikataulumuutokset ennen käännöstyön aloittamista.

Käännöksen toteutus

Käännöstyö toteutetaan kääntäjän ja ostajan hyväksymästä lähdetekstistä. Samalla kirjataan:

• Volyymitiedot (sanat, merkit, sivut tunnit)
• Ongelmat (käsitteet, formaatti, laatu)

Käännöksen tarkistus (palveluntarjoaja)

Palvelutarjoaja toteuttaa toimeksiannossa määritellyt tarkistukset:

• Kieli- ja tyylitarkastus
• Logiikka, yhdenmukaisuustarkistus
• Erikseen sovittuna copy-editing ja/tai sisältötarkistus
• Tarkastaja kirjaa
• Tarkastusvolyymit (sanat, merkit, sivut tunnit)
• Esiintyneet virheet/muutokset

Kääntäjä tekee korjaukset ja palveluntuottajan hyväksymä kohdedokumentti toimitetaan ostajalle.

Käännöksen tarkistus (ostaja)

Ostaja toteuttaa palveluntuottajan muokkaaman lähdetekstin pohjalta kohdetekstin tarkistuksen. Kieli- ja asiataitoinen tarkastaja kirjaa (esim. MS Wordin jäljitä muutokset toiminnolla)

• Korjaukset
• Muutosehdotukset
• Tarkistuksen tulokset toimitetaan palveluntuottajalle ja edelleen kääntäjälle (uusi kierros).

Toimeksiannon hyväksyminen

Ostaja ilmoittaa palveluntuottajalle hyväksytystä kohdetekstistä ja laskutusoikeudesta. Toimialan yleinen maksuehto on 14 pv netto. Palveluntuottaja säilyttää/hävittää ostajalta saamansa materiaalit sopimuksen mukaisesti.

Pitkäaikainen käännöspalvelusopimus

Pitkäaikaisessa, kiinteässä sopimussuhteessa voivat ostajan tarpeet ja yhteistyötavat poiketa merkittävästi, joten yleisten hankintaperiaatteiden kuvaus on vaikeaa. Asiakassuhteen kestosta ja laajuudesta riippumatta tulisi yksittäisen toimeksiannon osalta tällöinkin soveltaa samoja periaatteita kuin yllä kuvatussa satunnaisessa toimeksiannossa. Pysyvän suhteen määrittelyssä tulisi kiinnittää huomiota ja määritellä pelisäännöt ainakin:

• Toimeksiantojen toteutukselle
• Pysyvät valtuusmäärittelyt, yhteyshenkilöt ja hyväksymismenettelyt
• Laadunhallintaan
• Käännösprosessin ja -sisällön yleiset laatukriteerit, raportointi- ja sanktioperiaatteet
• Turvallisuuteen ja luottamuksellisuuteen
• Palveluntuottajalle toimitetut sisällöt (termit, käännösmuistit yms)
• Toimeksiannon määrittelyyn ja yhteistyöhön yleensä liittyvät asiat

Hinnoittelu

• Sovellettavat hinnat palvelutyypeittäin ja kielten, aihealueiden, nopeusvaatimusten suhteen
• Puitesopimusvolyymit ja niiden vaikutus hinnoitteluun
• Työkalujen käyttöön liittyvät asiat

Kielityökalut, julkaisutyökalut, formaatit

• Sisältöjen ylläpitoon ja jakeluun liittyvät asiat
• Termien ylläpito ja muut uudelleenkäytettävät sisällöt